ChronosHQ
Polisi Privasi ChronosHQ
Polisi ini menerangkan apa yang app ChronosHQ kumpul, kenapa, siapa boleh lihat, berapa lama kami simpan dan cara minta data dipadam.
Siapa kami
ChronosHQ ialah sistem kehadiran, cuti dan gaji yang dikendalikan oleh RAUDHAH CAPITAL GROUP SDN. BHD. (“RCG”, “kami”) bagi pihak majikan anda (RCG sendiri, atau syarikat yang diurus oleh RCG). Akaun dibuka oleh majikan anda; orang awam tidak boleh daftar sendiri. Polisi ini meliputi app ChronosHQ untuk Android dan iPhone.
Apa yang kami kumpul dan kenapa
| Data | Kenapa |
|---|---|
| Nama, No. IC, nombor phone, jawatan, cawangan, akaun bank | Diambil daripada rekod HR majikan. Nombor phone ialah username anda, dan maklumat ini diperlukan untuk membayar gaji anda. |
| Maklumat HR lain | Emel, waris untuk dihubungi dan gambar profil, daripada rekod HR majikan. |
| Password | Disimpan dalam bentuk kod (hash) yang tidak boleh ditukar balik kepada password. Tiada sesiapa, termasuk admin, boleh melihatnya. |
| Kod phone rasmi | Kod rawak yang disimpan dalam phone anda, supaya hanya satu phone boleh clock in untuk anda. |
| Lokasi | GPS dibaca sekali sahaja, iaitu ketika anda tekan Clock In atau Clock Out, bersama alamat IP rangkaian anda dan, pada Android, tanda sama ada lokasi itu palsu. Ini untuk sahkan anda berada di tempat kerja. Lokasi anda tidak dijejak sepanjang syif. |
| Gambar premis | Diambil dengan kamera dalam app ketika anda clock in atau clock out: kadang-kadang secara rawak, dan wajib bila rekod nampak mencurigakan. Setiap gambar dicop dengan nama, masa dan lokasi anda. App tidak pernah membuka galeri gambar anda. |
| Perjalanan Kerja | Hanya jika majikan membenarkan Perjalanan Kerja untuk anda: tujuan yang anda taip, dan lokasi anda di latar belakang (walaupun app ditutup) setiap beberapa minit sepanjang perjalanan yang anda mulakan, untuk keselamatan anda dan sebagai bukti PERKESO. Notifikasi kekal di phone selagi perjalanan aktif. App berhenti jejak lokasi bila anda tamatkan perjalanan, bila anda clock out, atau selepas 12 jam. |
| Rekod kerja | Kehadiran, cuti, timeslip dan jadual anda. |
| Gaji | Slip gaji dan Borang EA. Angka disorok (******) sehingga anda tekan ikon mata. |
| Alamat notifikasi | Untuk menghantar notifikasi ke phone anda. |
Kami tidak akses senarai kenalan, galeri gambar atau mikrofon anda, dan tidak ambil lokasi anda di luar saat clock (kecuali semasa Perjalanan Kerja aktif) atau ID iklan. Tiada penjejakan iklan dan tiada analitik pihak ketiga.
Siapa boleh lihat
- Anda sendiri.
- Penyelia anda, untuk cawangan anda sahaja: profil anda (nama, nombor phone, No. IC, emel, waris untuk dihubungi dan gambar), kehadiran termasuk lokasi anda clock in, cuti, timeslip, rekod berflag dan gambarnya, serta lokasi Perjalanan Kerja. Penyelia tidak nampak gaji anda.
- Admin RCG.
- KWSP, PERKESO dan LHDN: hanya maklumat yang diwajibkan undang-undang.
- Bank majikan anda: nama, No. IC, nombor akaun dan gaji bersih anda, untuk membayar gaji.
- Penyedia notifikasi (Expo, Apple, Google): hanya alamat notifikasi dan teks mesej.
- Telegram: alert kepada admin RCG, dan mesej kepada staf yang belum guna app semasa tempoh peralihan.
- OpenAI: bila admin upload file jadual bulanan, isi file itu bersama kod staf, nama dan cawangan setiap staf aktif di cawangan tersebut dihantar kepada OpenAI untuk mengisi jadual.
- Penyedia emel kami (Hostinger): alamat emel anda dan slip gaji atau rekod HR yang dihantar kepada anda.
Penyedia servis yang menyimpan, memproses atau menghantar data untuk kami (hos server kami, penyedia emel kami, Expo, Apple, Google, Telegram dan OpenAI) hanya menggunakannya untuk memberi servis kepada kami, dan mesti melindunginya sekurang-kurangnya setara dengan polisi ini.
Kami tidak menjual data anda dan tidak menggunakannya untuk iklan.
Berapa lama kami simpan
- Bukti mentah (GPS, alamat IP, ID peranti yang direkod pada setiap clock in, gambar premis dan laluan Perjalanan Kerja) dipadam automatik selepas 12 bulan.
- Rekod asas kehadiran (masa masuk dan keluar, cawangan, status) dan rekod gaji disimpan sebagai rekod gaji dan audit, termasuk selepas anda berhenti kerja.
- Bila anda berhenti kerja, anda masih boleh login untuk lihat slip gaji dan Borang EA sehingga 31 Mac tahun berikutnya. Selepas itu akaun ditutup secara automatik.
Keselamatan
Semua sambungan menggunakan HTTPS. Password disimpan dalam bentuk hash sahaja. Token login disimpan dalam storan selamat phone anda (Keychain di iPhone, Keystore di Android).
Hak anda dan cara minta data dipadam
Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, anda boleh minta salinan data anda dan minta data dibetulkan. Anda juga boleh minta data dipadam.
Untuk membuat permintaan, emel admin@raudhahcapitalgroup.my dengan nama penuh dan nombor phone anda. Kami mungkin sahkan permintaan itu dengan anda melalui phone atau penyelia sebelum bertindak. Kami balas dalam 21 hari.
Kami simpan apa yang diperlukan oleh undang-undang dan audit gaji: slip gaji, Borang EA dan masa kehadiran anda. Yang lain kami padam, termasuk login app dan bukti mentah (GPS, alamat IP, gambar). Log sistem tentang siapa ubah apa tetap disimpan, dan salinan dalam backup akan ditimpa bila backup baru dibuat.
Anda juga boleh minta penyelia membetulkan maklumat seperti nama atau cawangan.
Website ini
Website ini tidak menggunakan cookie atau tracker. Server website menyimpan log biasa (alamat IP, page dan masa) untuk keselamatan.
Perubahan polisi
Bila polisi ini berubah, kami tukar tarikh di atas. Perubahan besar dimaklumkan dalam app.
Hubungi
RAUDHAH CAPITAL GROUP SDN. BHD.
No. Syarikat 201901015867 (1325195-X)
Tingkat 9A, Menara Yayasan Islam Terengganu, Jalan Sultan Omar, 20300 Kuala Terengganu, Terengganu